Hace más de un año, a causa del Covid-19, la planificación de eventos presenciales se hizo inviable y surgieron nuevas modalidades online para casi todas las actividades que solíamos hacer diariamente, desde hacer la compra hasta ver películas con amigos. La planificación de eventos online sigue en auge muy a pesar de la llegada de la nueva normalidad, y es que organizar eventos online tiene muchísimas ventajas que le facilitan el trabajo a los organizadores de eventos Vigo.
Diseñar eventos online permite que la marca pueda llegar a mucha más gente a la vez que se reducen los gastos de organización. Las agencias de eventos en Vigo destacan justamente eso, el alcance que ofrecen los eventos digitales en comparación a los presenciales. Para asistir a un evento convencional es necesario trasladarse al lugar donde se realizará el mismo, lo que reduce mucho el público al que se puede llegar. Muchas personas no tienen la posibilidad de viajar varias horas para acercarse a una conferencia o a un concierto, por ejemplo, mientras que prácticamente todo el mundo tiene acceso a un dispositivo con conexión a internet. De esta forma, los eventos digitales permiten la participación de un público que quizá no tendría acceso al mismo evento de forma presencial.
Siguiendo con las ventajas en cuanto al alcance, la organización de eventos online cuenta con la particularidad de que no hay limitaciones de aforo. El límite de asistentes dependerá de la marca, no del espacio del que se disponga. No solo nos permite alcanzar a un público más diverso en cuanto a la distribución geográfica, sino que podemos llegar a un número de personas que quizás nos sería inviable en condiciones normales.
El aumento en el alcance implica también una mayor participación e interacción. La mayoría de las plataformas online que podemos aprovechar para este tipo de eventos tiene herramientas que favorecen la comunicación e interacción directa entre los participantes, ya sea que asisten al evento como público o participen como expositores. Esto se puede lograr tanto creando salas virtuales que alberguen las distintas actividades del evento como a través de chats privados que permitan crear conversaciones directas.
Otra de las grandes ventajas de organizar eventos online es la reducción en los costes de organización. La planificación de eventos convencionales implica un presupuesto mucho más alto que permita costear gastos como el alquiler del venue y el mobiliario, del catering, el personal de seguridad, el personal auxiliar, el merchandising, las identificaciones… En los eventos online no es necesario invertir en ninguno de esos elementos, lo que aumenta la rentabilidad y permite que los precios de inscripción para el público sean mucho más asequibles. Además, como se consumen muchos menos recursos y se generan menos residuos que en un evento presencial, podemos decir que los eventos online son más sostenibles y respetuosos con el medio ambiente.
Finalmente, podemos destacar la perdurabilidad de estos eventos. Los eventos en línea permiten almacenar en video absolutamente todo, de esta forma, el público podrá volver a ver lo que se perdió o repasar lo que le haya parecido más interesante. Asimismo, debido a que todo queda registrado, podemos revisar los resultados con más detalle y calcular el ROI con mucha más precisión.
La planificación de este tipo de eventos implica, eso sí, mucha más creatividad que los eventos convencionales. El mayor reto al que nos enfrentamos en este caso no es ni la decoración personalizada para eventos ni la elección del personal auxiliar, sino generar una experiencia memorable y única que marque al target. Si hacemos un esfuerzo extra para crear un evento original e innovador, conseguiremos crear una experiencia inolvidable para el target que le aporte valor y renombre a nuestra marca.