Los eventos híbridos para empresas son aquellos que tienen lugar en un recinto físico con un aforo limitado y a la vez son expuestos de manera digital a un púbico remoto que puede acceder desde cualquier plataforma con acceso a internet. Si bien los eventos híbridos han existido durante años, no se popularizaron hasta el año 2020 debido a la crisis provocada por el Covid-19, cuando aparecieron como una alternativa segura a los eventos y conferencias presenciales a las que estábamos acostumbrados. Hoy, a pesar de que ya sea posible nuevamente realizar eventos presenciales que se adapten a las nuevas necesidades sanitarias, la organización de eventos híbridos sigue siendo una alternativa eficaz para que las marcas conecten entre sí o con su target indiferentemente de si estos pueden o quieran trasladarse hasta el lugar del mismo.
El diseño de eventos online fue una buena opción durante un tiempo, dado que ofrecía muchas ventajas en cuanto a presupuesto y seguridad del evento, pero con la mejora de la situación sanitaria son muchos los que prefieren volver a la presencialidad. La razón de que el diseño integral de eventos híbridos siga teniendo tanta demanda es que hace posible que aquellos que lo deseen y sean capaces puedan estar personalmente sin limitar la experiencia de quienes prefieran asistir de forma telemática, reduciendo así los gastos de traslado y alojamiento.
A pesar de todas sus ventajas, la planificación de eventos híbridos y digitales no ha sido tarea fácil para las agencias de eventos en Vigo, que han tenido que adaptar todos sus conocimientos a las nuevas necesidades y trabajar con herramientas adaptadas al panorama actual. Para crear un evento híbrido exitoso hace falta ponerse en el lugar de todos los invitados y pensar en métodos que mantengan la atención de aquellos que asisten de forma virtual sin descuidar las actividades presenciales. La clave es la interacción y la planificación de las dinámicas y contenidos de forma personalizada para cada grupo.
Un error frecuente es limitar la parte virtual del evento a un simple streaming de las ponencias y actividades que se están llevando a cabo. Un streaming es la transmisión en tiempo real de lo que está pasando y permite que los espectadores echen un vistazo al evento presencial, mientras que un evento híbrido debe ser interactivo con los asistentes virtuales. Ellos deben vivir la misma experiencia que aquellos que asisten en persona, razón por la que es necesaria la creación de contenido de calidad, un desarrollo dinámico de las actividades que aseguren la atención constante de los espectadores y contar con una buena plataforma que permita el contacto con los ponentes y portavoces.
Organizar un evento híbrido permite además abaratar gastos y gestionar de mejor manera el presupuesto dado que un porcentaje importante de los asistentes participa de forma remota, lo que reduce gastos tanto de transporte y alojamiento como de catering y otros servicios que se ofrecen de forma presencial. Además, esta modalidad de evento permite trabajar con una audiencia mucho más grande, lo que se transmite en un mayor y mejor impacto en redes sociales. Una de las principales ventajas es que recibimos un feedback a tiempo real que nos permite analizar más detalladamente los resultados del evento, medir el alcance del mismo y calcular el ROI.
Este tipo de eventos nos acercan a las nuevas generaciones, cada vez más asociadas al uso de la tecnología, de forma que alcanzamos a un mayor número de personas. Al mismo tiempo, ofrecen la posibilidad de mantener los contenidos en línea para que puedan ser visualizados después del evento y permiten el cumplimiento de todas las medidas preventivas y normas de seguridad sin renunciar al alcance ni reducir drásticamente la audiencia. La organización de eventos empresariales ha cambiado por completo y dicho cambio ha traído consigo herramientas y novedades que podrían elevar nuestra marca al siguiente nivel.