Aunque pueda parecer algo sencillo, acondicionar un espacio cumpliendo con las exigencias del cliente conlleva e implica un gran trabajo, por lo que debemos tomar en cuenta diferentes aspectos, si pretendemos llevar a cabo un evento singular que se mantenga en el recuedo de los invitados.
Actualmente existen algunas empresas que se dedican a la organización de eventos en Vigo, pero ¿cómo asegurarnos de que contamos con la mejor ambientación creativa para eventos?
En el momento de contratar una agencia de eventos, debemos asegurarnos que esta cumpla con el servicio o servicios que estamos solicitando, por lo que no parece muy aconsejable contar con empresas con escasa experiencia, poco bagaje creativo o que no dispongan de talleres propios para llevar a cabo la labor de producción. Solo de esta manera se puede garantizar la realización de diferentes estilos de decoración para eventos y fiestas.
Describimos a continuación algunos tips acerca de cómo decorar tu evento para que sea un éxito para que el vuestro salga tal y como lo habéis planeado, ya que no hay que olvidar que la decoración siempre debe corresponder con el acto que se festeja, por lo que se debe tomar en cuenta el espacio del que se dispone y conocer el presupuesto total para realizar dicho evento.
- Debe ser planificado con antelación para que el proceso resulte lo mejor possible, al igual que es de suma importancia conocer a la perfección los objetivos que se quieren conseguir, qué tipo de evento y qué tipo de decoración queremos ofrecer.
- Para ello, lo más adecuado es realizar un briefing del evento. Al principio puede parecer un tanto engorroso, pero sin duda nos ahorrará después tiempo, dinero y dolores de cabeza. La redacció de un brief nos permitirá obtener los mejores resultados, puesto que en él se definirá con claridad la meta a la que deseamos llegar y el camino por el que transitaremos durante todo el proceso.
- Siempre se debe tomar en cuenta el aforo total de los invitados para evitar errores en el momento de las comidas, número de sillas y todos detalles de logística y protocolo.
Lo mejor de esta área es que siempre puedes enfocarla a distintas temáticas y atribuirles un toque diferenciador y novedoso en el concepto y propuesta creativa, ya sea para la construcción de stands o decoración para marcas. Pero si hablamos de un gran acontecimiento sería idóneo buscar patrocinadores; es decir, organizaciones o empresas que colaboren económicamente con el evento a cambio de publicidad. Es una buena alternativa si deseamos contar con un presupuesto más elevado y hemos sobrepasado nuestro límite. Debemos optar por empresas que tengan ineterés en la temática, el target gropup y al público de nuestro evento, asegurándonos de diseñar un mensaje que llame la atención de nuestros futuros patrocinadores.
Y por último, tenemos que tener siempre en cuenta lo siguiente:
La ubicación del evento
Es un factor influyente en el éxito que deseamos lograr en nuestro evento. Por lo tanto, debemos escoger un lugar con fácil acceso que permita acceder a los vehículos de producción y también a las personas que viajarán en transporte público y a las personas que utilizarán vehículo particular, sin olvidar el siempre controvertido asunto del parking.
El equipo de organización del evento
Si tratamos de organizar un evento dejando toda la responsabilidad en nuestras manos no lograremos el mismo nivel de efectividad que podríamos alcanzar si se trabaja en equipo. Juntos se llega más lejos. Debemos definer de forma clara y concreta las tareas que va ocupar cada uno de los integrantes del equipo. Es necesario contar con una persona que coordine todas las acciones y que vele porque estas se desarrollen de forma adecuada, por eso se antoja vital contar con un coordinador del evento con experiencia.
Ejecución del evento
Se trata del momento de la verdad, ya que no existen segundas oportunidades. Es por esto que todo debe estar planificado al milímetro y contar con un equipo de personas que puedan solucionar de forma inmediata y en tiempo real cualquier incidencia que pueda producirse.
El feedback del evento
Para las empresas de decoración de eventos o para los organizadores, es un elemento imprescindible tanto antes del evento como durante y después del mismo. Esto nos permitirá implementar para futuras ediciones las mejoras que se puedan incorporar y conocer la impresión se han llevado los invitados y con ello, saber si se han alcanzado los objetivos propuestos.