Los grandes eventos siempre han sido una gran herramienta para las empresas, ya sea para promocionar un nuevo producto, celebrar logros, captar nuevos clientes o difundir información, pero ¿cómo organizar un buen evento empresarial? ¿Cuáles son los temas más importantes si estamos a cargo de la organización de eventos Vigo? A continuación, mostraremos ocho pasos indispensables para la creación de eventos para marcas que les asegurarán el éxito.
- Es altamente recomendable tener una reunión previa con la agencia de eventos en Vigo, en la que se informe a la empresa organizadora de eventos los principales objetivos y se redacte un briefing.
- El segundo paso imprescindible es establecer y proponer un concepto de lo que sería el evento, es decir, reunir un equipo de trabajo que se encargue del diseño de eventos creativos y organizar cómo se cumplirán os objetivos del evento. A través del marketing de experiencias con eventos singulares se conseguirá una vivencia inolvidable para los invitados.
- Seleccionar un lugar y una fecha para el evento. El lugar debe tener todas las comodidades para que resulte adecuado y accesible a los invitados, con un espacio lo suficientemente amplio para que los asistentes no se sientan acorralados, pero no tan grande como para que se pierdan en él, que cuente con parking, rampas para discapacitados, etc. Además, la fecha en que se realice la fecha no debería coincidir con días festivos, eventos deportivos o celebraciones importantes, ya sean locales, nacionales o internacionales.
- A continuación, hay que hacerse cargo de la dirección artística para llevar ese concepto que tenemos del evento a algo tangible. En este paso es donde sale a relucir la creatividad y el talento del equipo organizador para que las decisiones que tomemos reflejen la idea conceptual del evento y consigan sorprender a todos los invitados.
- Luego llega el momento de la producción del evento. Es aquí donde hay que tomar en cuenta todos los factores necesarios para que la ocasión salga a la perfección: el personal que se hará cargo de la organización antes y durante el evento, el catering, la decoración y escenografía, la iluminación, el sonido, en una palabra, todo. En este paso es recomendable contar con profesionales expertos en la producción audiovisual para eventos, como los que tenemos en Absolute Events por ejemplo, para que no se escape ningún detalle y todo fluya correctamente y de forma natural.
- Ahora llega el momento de la verdad: la ejecución del evento. Nos encargamos de que todo salga incluso mejor de lo previsto, apoyándonos en una buena organización y coordinación del evento y supervisamos cada detalle para que el evento muestre la mejor imagen de la marca y transmita el mensaje y los valores que queremos hacer llegar a los invitados.
- El trabajo no acaba una vez finaliza el evento. Simultáneamente y después de la ejecución, pasaremos a la fase de comunicación, recurriendo a la prensa, la publicidad y las redes sociales para que nuestro mensaje alcance al target de la marca y llegue lo más lejos posible.
- La última fase de la organización es la de analítica e informes, básicamente, la de recoger el feedback del evento. Esto se puede hacer a través de encuestas de satisfacción e informes de detalle e incidencias y nos ayudará a calcular el ROI y conocer si se alcanzaron los objetivos del evento, así podremos ver cuáles fueron los mayores aciertos y qué aspectos se pueden mejorar en futuras ocasiones.
Hoy en día, debemos tener en cuenta cuánto ha cambiado el mercado en la última década para tener contentos a nuestros clientes, por lo que estos pasos son esenciales para que el evento resulte una acción de marketing experiencial que ayude a la marca en sus objetivos comerciales. En una era donde situamos al ser humano en el centro de la acción, los eventos nos ayudarán a conocer y complacer a nuestro público objetivo y a crecer como compañía, convirtiendo a los asistentes al evento en prescriptores de la marca y unos auténticos Brand Lovers.