¿A qué nos referimos con organización integral de eventos?

Publicado por el 7/10/2021.

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¿A qué nos referimos con organización integral de eventos?

Pensar en los elementos necesarios para planificar un evento puede ser un poco abrumador. Hay que contratar decoradores de espacios para eventos, personal auxiliar para eventos, servicios de catering, contactar con proveedores y esos son solo algunos pocos de los muchos factores que debemos tener en cuenta para conseguir un evento exitoso.

La organización de eventos es una tarea compleja que implica encajar muchas piezas para que todo funcione correctamente, como un engranaje bien engrasado, de modo que no surjan contratiempos. Es un trabajo a contrarreloj, cualquier retraso con alguno de los elementos genera problemas para toda la planificación y lamentablemente es habitual es que siempre surjan este tipo de contratiempos debido a fallos de organización entre los distintos proveedores de recursos para eventos. La mayor parte de las agencias de eventos Vigo trabaja con subcontrataciones a terceros para ofrecer servicios integrales para eventos, pero esto no llega a solucionar el problema.

Sin embargo, existe alguna que otra empresa de eventos en Vigo que son planificadores y a la vez proveedores a la vez, siendo así capaces de evitar esos problemas de comunicación y organización entre suministradores que suelen generar retrasos. Pero ¿a qué nos referimos exactamente con organización integral de eventos? ¿Qué tanto abarca este servicio?

Cuando hablamos de organización integral de eventos nos referimos a ofrecer todos los servicios necesarios para que la ocasión, lo que se suele llamar organización de eventos llave en mano, de modo que el cliente solo se reúne con la agencia para transmitir su idea, dar indicaciones y preparar el briefing, de ahí en adelante su única preocupación será presentarse en el evento. Algunos de los servicios que se ofrecen en esta modalidad de planificación de eventos son:

¿A qué nos referimos con organización integral de eventos?

  • Diseño y decoración del lugar: una vez se conoce el número aproximado de invitados y se ha elegido el lugar, el primer paso es hacer un diseño de la decoración. El estilo y los elementos decorativos tendrán mucho que ver con el tipo de evento, con la hora y la fecha en la que se celebra la ocasión. Los decoradores se encargan no solo de idear los elementos decorativos, sino que también ofrecen el material y se ocupan de colocar todo en su sitio cuando llega la fecha del evento.
  • Personal auxiliar: cuando se ofrecen servicios integrales para eventos también se incluye el personal auxiliar, desde el personal de limpieza, pasando por los camareros, cocineros, bartenders, azafatas, recepcionistas y vigilantes hasta llegar a los animadores. El factor humano es esencial para que la ocasión transcurra correctamente.
  • Servicios logísticos: todo lo que implique el transporte, carga y descarga de mobiliario, los elementos decorativos y todo el material que se utilizará en el evento. También incluye la recogida y retirada de dicho material.
  • Distribución de información e invitaciones: lo que realmente le da vida a cualquier evento son los invitados. Los servicios integrales para eventos incluyen la distribución de entradas y la publicidad del evento en todos los medios que sean necesarios, desde las redes sociales hasta la televisión, para que el evento no pase desapercibido para nadie.
  • Análisis de los resultados: se realizan informes para saber si se cumplieron los objetivos del evento se cumplieron, basándose en encuestas de satisfacción y en análisis del ROI.

Estos son solos algunos de los servicios que se incluyen en la organización integral de eventos. Este método nos da la libertad de despreocuparnos y asegurarnos de que el trabajo estará hecho a tiempo y correctamente. Cuando no hay fallos de comunicación ni de coordinación entre los proveedores de servicios para eventos se nota y se traduce en una celebración sin contratiempos con una excelente acogida del público objetivo.


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